Vertragsmanagement

Rein statistisch gesehen scheitern Business Software Projekte noch immer viel zu häufig. Zentrales Problem sind hier noch immer die unterschiedlichen Erwartungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, die nicht sauber geklärt werden und sich in den entsprechenden vertraglichen Vereinbarungen nicht wiederfinden. Da die Erwartungen nicht sauber geklärt sind, im Englischen spricht man vom „Management of Expectations“, sind häufig auch die Eskalationsmechanismen und –praktiken in Projekten schlecht ausgeprägt. In der Regel wird eine gewisse „Missstimmung im Projekt“ als „Unwohlsein“ abgetan und viel zu lange toleriert, wenn es dann überhaupt nicht mehr geht, wird nach Rechtsanwälten gerufen, die häufig von den Feinheiten der täglichen Projektarbeit überfordert sind und mit klassischen, juristischen Geschützen agieren.

Business Software Projekte sind mehr als nur Informatik-Projekte

Vertragsrechtlich gesehen werden Business Software Projekte in vielen Fällen noch immer als reine IT-Projekte behandelt. Dieser Umstand ist problematisch und führt immer wieder in der Umsetzung zu Problemen. Anders als bei klassischen IT-Projekten ist der Eigenleistungsanteil des Auftraggebers an Business Software Projekten ungleich höher. Die Leistungserbringung und der Projekterfolg sind dabei in nahezu allen Bereichen auf eine produktive Zusammenarbeit von Auftraggeber- und Auftragsnehmer angewiesen. Ein Business-Software-Einführungsprojekt ist ein komplexes Gemisch unterschiedlichster Leistungsanteile von Auftraggeber und Auftragnehmer. Inhaltlich sind sie so komplex, dass sie sich nicht abschliessend und einfach bezüglich des Leistungs- und Lieferumfangs beschreiben lassen. Ausserdem sind sie in der Projektabwicklung auf ein situatives Reagieren und situatives (Um-)Planen angewiesen.

Egal wie detailliert solche Regelungen sind, sie hinken der Projektpraxis hinterher. Daher werden gerade Business-Software-Einführungsprojekte schnell ausserhalb der im Vertrag festgelegten Regelungen abgewickelt und der Vertrag in seiner Anwendbarkeit und in seiner Sanktionswirkung ausgehebelt. Diese „Praxisferne“ oder – um es positiver zu formulieren – „Unvereinbarkeit von schriftlichen Regelungen und täglicher Projektpraxis“ machen die meisten Vertragswerke von Anfang an in Bezug auf die vertragliche Verbindlichkeit problematisch. Gleichzeitig gilt die Umkehrung: Würden – rein hypothetisch – Business Software Projekte gemäss den in den ihnen zugrunde liegenden Vertragswerken abgewickelt, also quasi „Dienst nach Vorschrift“ gelebt, so würden die Projekte meist aus projektorganisatorischen Gründen scheitern.

All diese Punkte führen dazu, dass klassische Werkverträge im Bereich von Business Software-Einführungsprojekten grundsätzlich als problematisch (aber nicht unmöglich) zu betrachten und häufig im juristischen Konfliktfall nicht belastbar sind. Dieser Mangel an Belastbarkeit resultiert dabei nicht aus der juristischen Qualität eines Vertragswerks sondern aus der Realität der alltäglichen Projektpraxis.

Wichtige Leitsätze

  • Die Vielfalt der auch für kleine Projekte notwendigen Verträge muss beachtet werden.
  • Verträge dienen v.a. der Projektführung und einem pragmatischen Eskalationsmanagement
  • Integrale Vertragsgrundlage bilden ein sauberes Lastenheft und ein belastbares, vollständiges Budget

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Vertragsmanagement proaktiv angehen

Die Liste der typischen Problemfälle rund um Verträge in Business-Software-Projekten liesse sich beliebig fortsetzen. Dies ist nicht nur eine Frage von Vertragsklauseln sondern auch des Verfahrensweges. Es ist daher sinnvoll, dass Thema „Vertragsmanagement“ von vornherein in jedem Business-Software-Evaluatoins-Projekt sauber zu adressieren und nicht nur auf die Preisverhandlungen zu reduzieren.
Die i2s hat zu diesem Zweck einen umfassenden Methodenbaukasten für das Vertragsmanagement aufgebaut. Wir nutzen in der Mehrheit unserer Projekte einen praxiserprobten und detailliert ausgearbeiteten Standard-Vertrag. Daneben haben wir umfassende Checklisten, insbesondere für den Lizenzkauf. In komplexeren Fällen arbeiten wir seit Jahren mit einer renommierten Anwaltskanzlei zusammen und erarbeiten für unsere Kunden individuelle Lösungen.
Die i2s agiert auch als Schiedsstelle, Konfliktmoderator und erstellt Gutachten.