Universität Zürich

Viel Wissen: Planung der Endanwender-Schulung bei der Einführung der Neuen Finanzplatform (NFP) auf Basis von SAP FI/CO bei der Universität Zürich

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Die mehr als 3‘000Finanzverantwortlichen der Universität Zürich können neu über einen Zugang via Browser ihren finanziellen Verantwortungsbereich auswerten. Das notwendige EDV-Wissen einem solch grossen Personenkreis zu vermitteln, wurde mit dem Einsatz von Videoclips und online beziehbaren Dokumentationen elegant gelöst.

Markus Stopper, Leiter Betriebsorganisation des Bereichs Finanzen, Personal und Infrastruktur und Projektleiter Universität Zürich

Die Universität Zürich (UZH) betrieb ein SAP-basiertes Finanz- und Rechnungswesensystem, das inzwischen über 15 Jahre alt und kaum noch ausbaufähig war. Ausserdem können die verschärften rechtlichen Anforderungen nur mit sehr grossem Aufwand erfüllt werden. Daher wurde im Projekt «Neue Finanzplattform» (NFP) das Finanz- und Rechnungswesensystem SAP FI/CO neu konzipiert und aufgesetzt. Dies zog auch gewisse Anpassungen in anderen Bereichen (SAP-Lösungen für Personalwesen, Beschaffungswesen und Materialbewirtschaftung) nach sich. Am 01. Januar 2013 wurde das neue SAP-System produktiv geschaltet.
Die Einführung der neuen Finanzplattform verlief weitgehend parallel zur Einführung eines neuen IKS-Systems.


Projektschwerpunkt Qualifizierung


Das SAP System für die Funktionalitäten des Rechnungswesens und der Personalwirtschaft wird an der Universität Zürich von rund 3‘000 Personen genutzt. Die meisten dieser Anwender und Anwenderinnen greifen nur in der Form von Lesezugriffen und Berichten auf das System zu.

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Nutzen von Qualifizierung: Den Anwender fit machen!

Der Qualifizierung/Schulung der Mitarbeitenden im Rahmen eines SAP-Projektes kommt der hohe Stellenwert eines kritischen Erfolgsfaktors zu. Benutzerorientierte Qualifizierung und eine sorgfältige, benutzerfreundliche Dokumentation kann den Boden für eine hohe Systemakzeptanz für effiziente und qualitativ hochstehende Arbeit ebnen.

Mehr als 3‘000 betroffene Anwender!


Im Rahmen des Projektes NFP sollte ein wirtschaftlich tragbares und pädagogisch nachhaltiges Konzept für die ganzheitliche Qualifizierung der ca. 3‘000 betroffenen Endanwender erarbeitet und umgesetzt werden. Im Rahmen der Qualifizierungsmassnahmen sollten die entsprechenden User nicht nur mit den neuen Funktionen des SAP-Systems vertraut gemacht werden, sondern auch die dem Projekt NFP zugrunde liegende Philosophie, z.B. im Bereich Rechnungsprüfung und Projekt-Controlling, vermittelt werden. Des Weiteren sollten die neue Rollenverteilung zwischen zentralen Diensten und dezentralen operativen Einheiten transparent dargestellt werden (Schlagwort „Self Services“). Des Weiteren sollten die neuen Prozesse und die Aufgabenteilung entlang der Prozessabwicklung vermittelt werden.

Das Themenfeld „Qualifizierung“ als Teil des Gesamtprojektes hatte dabei mit zahlreichen Herausforderungen zu kämpfen

  • Hohe Anzahl von betroffenen Anwender (ca. 3‘000)
  • Sehr heterogenes Arbeitsumfeld der Anwender (zentrale Fach-Anwender und dezentrale „Laien“-Anwender)
  • Unterschiedlicher Betroffenheitsgrad der Anwender (von „SAP als zentralem Arbeitsinstrument“ bis hin zu „lästiger Nebensache“)
  • Breites Altersspektrum der Anwender
  • Sehr unterschiedliche Führungsstrukturen und –kulturen (v.a. im Bereich der Institute und Professuren, vom „Kontroll-Freak“ bis zum „alles delegieren-Typ“)
  • NFP und SAP sollte als stringente Umsetzung des neuen IKS-Systems dienen
  • Eher technische und tool-orientierte Ansätze im Bereich des klassischen SAP-Projektmanagements sowie im Bereich der SAP-Schulungs-Werkzeuge
  • Parallel verlaufendes IT-Umsetzungsprojekt war (wie bei solchen Projekten immer üblich) von Verspätungen und sich ändernden Projektinhalten geprägt

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Zielgruppen und Methoden der Qualifizierung

Nachhaltiger Wandel

Die Betonung der Themenfeldes „Qualifizierung“ als eigener, generalstabsmässig betreuter Bereich war die Basis zur Sicherstellung des im übergeordneten Projekts NFP angestrebten Wandels.

Die Nachhaltigkeit des Projektes konnte durch das

  • Einbringen der langjährigen Erfahrung der i2s consulting aus zahlreichen ähnlich gelagerten Projekten und das interdisziplinäre Expertenteam der i2s aus Informatikern und Psychologen erzielt werden. Es wurde nichts vergessen, übliche Probleme konnten antizipiert werden, Themenstellungen wurden nicht konzeptionell und technokratisch gelöst sondern auf Grund von langjährig erprobten Praktiken.
  • Zentral war ein nahezu vollständiger Verzicht auf von vielen anderen Beratern favorisierten „traditionallen“ technische Tools, etwa E-Learning,zu Gunsten einer auf Kommunikation und Bewusstseinsbildung hin ausgerichteter Methodik. Stattdessen wurden „neuen“ technischeTools aus dem Bereich „Social Media“, u.a. Erstellung von „YouTube-Clips“, genutzt und ein selbständiges Lernen ohne grössere Kontrolle gefördert. Wichtig war eine vollständige Dokumentation, die Dank gezielter Planung auf Basis einer schlanken, aber vollständigen Dokumentationsmethodik realisiert werden konnte.

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Vorgehensplan


Statements aus Kunden- und Beratersicht (warum gute Arbeit gemacht)

Die Zusammenarbeit mit dem Projektleiter der Universität Zürich lief von Anfang an offen und vertrauensvoll. Die Vorarbeiten waren gründlich, aber auch Mängel und Probleme wurden offen kommuniziert. So war es möglich, die Arbeiten und Massnahmen optimal auf das spezifische Umfeld einer universitären Einrichtung abzustimmen. Statt die Schulungsinitiative zu einem Projektmoloch auszubauen, wurde schlankes Vorgehen gefördert. Entscheide wurden schnell und gemeinschaftlich gefällt. Massnahmen grob skizziert und dann direkt für die Umsetzung detailliert. Auf zu viel Dokumentation von Entscheidungsvorlagen und –varianten konnte so verzichtet werden.