HG COMMERCIALE

Punktlandung: Prozessharmonisierung und ERP-Neueinführung bei der HG Commerciale, Baustoffhandel

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„APOLLO 14“ war das grösste Projekt, welches die HGC in ihrer 115-jährigen Geschichte jemals realisiert hat. Die Herausforderungen waren immens und wir hatten grossen Respekt vor diesem Unterfangen. Eine detaillierte und realistische Planung sowie deren konsequente Einhaltung waren der Grundstein für einen in allen Belangen erfolgreichen Projektabschluss.

Alle Mitarbeitenden, alle Kader und die gesamte Geschäftsleitung haben ihre persönlichen Interessen zurückgestellt und sich für ein erfolgreiches Projekt eingesetzt – sei dies direkt im Projektteam oder in den Verkaufsstellen, wo über die Dauer des Projektes zusätzliche Aufgaben übernommen werden mussten.

Gregor Barmet. Projektleiter, HGC Commerciale

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Im Rahmen des Projektes „Apollo 14“ wurden an allen Standorten des Baustoffhändlers HGC Commerciale die Prozesse harmonisiert und das System SAP ERP als einheitliches, gruppenweiteres ERP-System eingeführt. Das Projekt umfasste die Planung, über die Anforderungsanalyse, die Suche nach einem geeigneten ERP-System und –Einführungspartner sowie die eigentliche Einführung bis hin zur Stabilisierung und zum offiziellen Abschluss des Projektes.

Der HGC ist es zusammen mit den Beratern der i2s consulting sowie dem SAP-Branchenpartner FIS gelungen, dass Projekt „in time, in scope und in budget“ abzuwickeln. Das Projekt wurde direkt von der Geschäftsführung gesteuert, die an allen Schritten und Entscheidungen geschlossen beteiligt war. Trotz des sehr hohen Anteils an manuellen und individuellen Arbeitsprozessen ist es gelungen, ein standardisiertes ERP-System einzuführen. Der Roll-Out am Hauptsitz sowie an den gut 40 Standorten der HGC schweizweit konnte in gesamthaft 11 Tagen generalstabsmässig und nachhaltig erfolgreich umgesetzt werden.
Zwei Monate nach dem Livestart war die Anzahl der Fehlermeldungen so niedrig, dass die Projektorganisation aufgelöst werden könnte.


Ausgangslage

Seit 2003 setzt die HGC die ERP-Software „BaanERP 5c“ im gesamten Unternehmen ein. Mit der Ablösung des BaanERP-Systems wollte die HGC die Möglichkeiten einer neuen ERP-Software und die daraus resultierenden Vorteile für das Unternehmen nutzen. Durch moderne Workflows sollten standardisierte Abläufe bzw. Prozesse unterstützt werden und der HGC im Markt für die Zukunft entscheidende Vorteile bringen.
Im Sommer 2010 hat sich die Direktion der HGC dazu entschlossen, die Ablösung von BaanERP anzugehen und eine einheitliche System- und Prozesslandschaft zu realisieren. Aufgabe des Projektes war es, eine geeignete Zielsystemlandschaft und die entsprechenden Einführungspartner zu evaluieren. Ziel des Projektes war es, das Projekt “in time”, “in scope” und “in budget” durchzuführen und dabei gleichzeitig das interne Know-How für Innovation und Betrieb aufzubauen und die bisherigen Prozesse zu verbessern und die Prozesseffizienz nicht zu verschlechtern.

i2s als neutraler Sparingpartner

Für das Projekt wurde die Firma intelligent systems solutions (i2s) GmbH, Zürich, als Managementberater, Methoden-Coach und Risikomanager beauftragt. Die i2s hat das Projekt über alle Phasen des Projekts begleitet und dabei die HGC in der Zusammenarbeit mit den verschiedenen anderen Dienstleistern unterstützt.

Die wichtigsten Aufgaben waren dabei

  • Projektbegleitendes Qualitäts- und Risikomanagement
  • Unterstützung bei der Gesamtprojektplanung und periodische Detaillierung
  • Regelmässige Vorausplanung bzgl. Aufgaben, Methoden und erwarteten Schwierigkeiten je Phase
  • Übernahme von gezielten Konzeptionsarbeiten, u.a. im Bereich Lagerprozessoptimierung, Testmanagement, Anwenderschulung, Change Management, Abnahmevorgehen
  • Beratung im Bereich Vertragsgestaltung und Lizenzbeschaffung
  • Einbringen von Methoden, Best Practises und unzähligen „Tools“ entlang der verschiedenen Projektphasen
  • zeitnahe Kosten- und Kostenverlaufskontrolle

Messbarer Erfolg

Gesamthaft konnte das Projekt im geplanten Zeitrahmen („in time“), zu den geplanten Kosten („in scope“) und gemäss den geplanten Vorgaben („in scope“) durchgeführt werden.

  • Ein Zeichen dieses Erfolgs war der Umstand, dass die gesamte Projektorganisation bereits zwei Monate nach Produktivstart komplett aufgelöst werden konnte (was wohl absolut einmalig ist!)
  • HGC verfügt heute über ein durchgängiges, modernes ERP-System, dass einerseits alle branchenüblichen Prozesse abdeckt und an einigen Bereichen gezielt für die speziellen Arbeitsplatzanforderungen des Baustoffshandels angepasst wurde
  • Die motivierten und bestens ausgebildeten Key-User, die in den verschiedenen Profitcentern und Niederlassungen die anderen Anwender bei ihrer Arbeit unterstützen und auch in Zukunft ein wichtiges Resevoir für neue Projekte darstellen, sicher den Erfolg des Systems im Tagesgeschäft.
  • Die Geschäftsführung verfügt über ein einheitliches und transparentes Führungsinstrument und die interne IT ist in der Lage zusammen mit den externen Partnern SAP zu betreiben und weiterzuentwickeln

Return on Consulting

Der Aufwand für die i2s war im Vergleich zum Gesamt-Projekt-Investment ein Beitrag, bei dem sich der „Return on Consulting“ auch ohne Berücksichtigung von Opportunitätskosten einfach rechnen lässt. Allein die Verlängerung des Projektes um nur einen Monat Laufzeit hätte mehr gekostet, als der gesamte Einsatz der i2s. Für die HG Commerciale war der Einsatz der i2s damit ein mehr als lohnendes Investment.


Noch immer haben ERP-Einführungsprojekte den Nimbus einer Abenteuerreise mit unsicherem Ausgang. HGC hat bewiesen, dass man ein solches Projekt mit der Präzision eines Schweizer Uhrwerks bewerkstelligen kann.

Eric Scherer, Geschäftsführer i2s consulting


Hintergrund HGC Commerciale

Die HG COMMERCIALE Handelsgenossenschaft des Schweizerischen Baumeisterverbandes wurde 1899 als Einkaufsgenossenschaft in Zürich gegründet. Heute ist sie ein führendes, rein schweizerisches Dienstleistungsunternehmen für die Schweizer Bauwirtschaft.
Unter dem Markennamen HGC handeln wir mit einem breiten Sortiment an Baumaterial, Zement, Holz, Dach- und Fassadenmaterial, Gips- und Trockenbauprodukten, Werkzeug und Wand und Bodenbelägen. Unsere Kunden sind Unternehmen aus dem Bauhaupt- und dem Ausbaugewerbe, Architekten und Bauherren. 40 Verkaufsstellen und über 70 Lastwagen sorgen schweizweit für die Versorgung der Baustellen mit dem benötigten Material, in 17 Ausstellungen werden Wand- und Bodenbeläge gezeigt. Die rund 800 Mitarbeitenden generierten im Jahr 2010 einen Umsatz von CHF 1064 Mio.